Gợi ý các kiểu xếp đặt phòng họp khoa học, đúng chuẩn

Xếp đặt hay setup phòng họp là một trong những nghiệp vụ văn phòng rất được chú trọng để tạo nên một không gian trang trọng, phù hợp với đặc tính công việc cụ thể. Theo đó, tùy vào tính chất công việc, mục đích gặp mặt mà chúng ta sẽ có các kiểu xếp đặt phòng họp khác nhau sao cho khoa học, đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu sử dụng. Để phục vụ tốt cho công việc của mình, sau đây hãy cùng tham khảo ngay các kiểu xếp đặt phòng họp sao cho đúng chuẩn nhất cùng chúng tôi nhé.

Tại sao cần phải chú ý đến cách bố trí phòng họp?

Như chúng ta vẫn thường được biết đến, phòng họp là không gian tổ chức các sự kiện, buổi họp quan trọng của các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc sử dụng phòng họp cũng sẽ có một mục đích duy nhất, giống nhau. Nhất là khi mỗi một ngành nghề đều có những đặc thù riêng về công nghiệp không lĩnh vực nào giống với lĩnh vực nào. Do vậy, để đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra tại đây luôn được thuận tiện, đảm bảo về mặt công năng và tiện ích nên sẽ luôn có những cách bố trí phòng họp khác nhau không trùng lặp.

Mỗi một cách bố trí hay các kiểu setup phòng họp sẽ đều thể hiện cho mục đích sử dụng nhất định, mà đôi khi chỉ cần thông qua đó các bạn sẽ biết tính chất của buổi họp ngày hôm nay tại đây là gì. Việc bố trí phòng họp cũng như việc bạn chọn cách bố trí phù hợp cho phòng họp sẽ đảm bảo cho các hoạt động có thể diễn ra một cách suôn sẻ, thuận tiện và đạt kết quả cao nhất. Ngược lại, nếu như bạn bạn chọn cách sắp xếp phòng họp không phù hợp có thể khiến mỗi hoạt động trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Ngoài ra, đây hoàn toàn có thể trở thành một trong những nguyên nhân khiến cuộc họp bị giãn đoạn, kết quả không đạt được như mong muốn và như vậy chắc chắn cấp trên sẽ khiến trách nhân viên cấp dưới không chuẩn bị một cách chú đáo. Hơn thế, nếu cuộc họp liên quan đến các đối tác quan trọng, qua đó họ còn đánh giá vào sự chuyên nghiệp và thái độ hợp tác của doanh nghiệp. Nên vì vậy mỗi một người nhân viên, dù công việc lúc này chưa phải trực tiếp chuẩn bị phòng họp cũng nên trang bị thêm cho mình những thông tin về cách sắp xếp phòng họp như thế nào là đúng, là khoa học theo từng đặc thù công việc. Để khi bất chợt cần thiết bản thân cũng không bị bối rối.

Các kiểu xếp đặt phòng họp khoa học, đúng chuẩn

Kiểu xếp đặt phòng họp Theater (Kiểu nhà hát)

Một trong các kiểu xếp đặt phòng họp mà chúng ta thường bắt gặp nhiều nhất chính là kiểu nhà hát – Theater. Với không gian phòng họp này, chỗ ngồi của các vị khách sẽ được đặt đối diện với sân khấu, đối diện với bàn họp hoặc các diễn giả. Đặc biệt, kiểu setup phòng họp này thường không sử dụng bàn kèm theo. Đối với sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong phòng họp kiểu này thì các bạn có thể bố trí theo hình tròn, đường thẳng hay hình bán nguyệt đều mang lại những hiệu quả nhất định.

Kiểu xếp đặt phòng họp Classroom (Kiểu lớp học)

Có lẽ chỉ cần nghe qua tên gọi thôi là các bạn có thể tưởng tượng ra ngay không gian này sẽ được bố trí như thế nào. Cách sắp xếp bàn ghế trong phòng họp kieur lớp học sẽ là dãy bàn ghế phòng họp sẽ được sắp xếp hướng lên sân khấu tương tự như cách sắp xếp của một lớp học thông thường. Nhờ đó, mọi người tham dự cuộc họp sẽ có không gian để ghi chép và đọc tài liệu hoặc sử dụng máy tính xách tay tiện lợi. Lưu ý là đối với kiểu này cần đảm bảo khoảng cách giữa các bàn họp tối thiểu phải là 50 – 60cm và không gian tối thiểu giữa các bàn họp là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi.

Kiểu xếp đặt phòng họp chữ U

Kiểu sắp xếp phòng họp này rất phù hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban… nơi có 1 người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia. Ngoài ra, kiểu setup này sẽ phù hợp cho các buổi họp có khoảng 25 – 30 người tham dự. Hiểu một cách đơn giản thì kiểu xếp đặt này sẽ là để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài, nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự.

Kiểu xếp đặt phòng họp Hollow

Nghe tên thì có vẻ lạ, nhưng cách bố trí phòng họp này cũng không phải là kiểu quá mới. Theo đó với kiểu setup này bàn ghế được được bố trí theo hình chữ nhật hoặc hình bát giác và để khoảng trống ở giữa. Kiểu sắp xếp Hollow thích hợp cho các sự kiện có lượng người tham dự ít với mục đích chính là tạo ra sự tương tác tốt nhất giữa những người tham gia.

Kiểu xếp đặt phòng họp Conference

Conference là kiểu setup không chỉ phù hợp cho các buổi họp mà cho cả những hội nghị quan trọng. Kiểu này sẽ sử dụng ít nhất một chiếc bàn họp lớn với mặt bàn hình chữ nhật hoặc hình oval đặt ở ngay giữa trung tâm phòng họp, các vị trí ghế ngồi được sắp xếp bao quanh. Cách sắp xếp này sẽ phù hợp với những buổi họp có ít người tham dự nhưng tính trang trọng lại rất cao, nên vì vậy các bạn cũng cần phải lưu ý đến rất nhiều.

Tham khảo thêm nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp

Bên cạnh việc sắp xếp phòng họp ra sao thì việc bố trí chỗ ngồi cũng cực kỳ quan trọng, bởi chỗ ngồi sẽ thể hiện vị thế, vai trò của từng người trong buổi họp. Chỉ cần thông qua vị trí ngồi cũng sẽ mang đến rất nhiều thông điệp khác nhau. Theo đó, chúng ta sẽ có những nguyên tắc xếp chỗ ngồi trong phòng họp được coi là “bất di bất dịch” như sau:

Nguyên tắc 1 – Ưu tiên vị trí chủ tọa: Chỗ ngồi của vị trí chủ tọa trong phòng họp phải được ưu tiên hàng đầu, bởi đây là vị trí lãnh đạo, cần phải thể hiện được sự uy quyền và tiếng nói của người đó.

Nguyên tắc 2 – Sắp xếp các vị trí còn lại hợp lý: Không chỉ vị trí chủ tọa mà những vị trí còn lại cũng cần phải tính toán một cách tỉ mỉ sao cho phù hợp nhất. Đây là nguyên tắc quan trọng và bắt buộc phải thực hiện để vừa đảm bảo được hiệu quả cho cuộc họp, lại vừa có thể khiến cho những người tham gia cuộc họp cảm thấy thoải mái nhất.

Nguyên tắc 3 – Không chiếu tướng: Đây là điều cần tránh trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp, việc 2 người ngồi đối diện nhau sẽ mang cảm giác bất an, thiếu tự tin và sẽ dễ bị phân tâm. Thêm vào đó, ví trí này dễ sinh ra tâm lý đối kháng nhau.

Nguyên tắc 4 – Không xếp ở góc bàn: Dù là bàn về mặt khoa học hay phong thủy thì chắc chắn các bạn đều không nên xếp một vị trí ở góc bàn họp. Đây được xem là góc chết, những người ngồi ở vị trí này thường hay bị chủ tọa bỏ quên. Còn trong phong thủy, điều này được ví như một mũi dao nhọn đâm trực diện vào người ngồi.

Nguyên tắc 5 – Sắp xếp theo vai trò: Nguyên tắc này được hiểu đơn giản đó là những người có vai trò càng quan trọng thì chỗ ngồi sẽ càng gần chủ tọa hơn, càng xa thì vai trò cũng sẽ giảm đi.

Tùy thuộc vào mục đích và số lượng người tham dự mà các bạn có thể lựa chọn các kiểu xếp đặt phòng hợp trên đây sao cho đáp ứng và đảm bảo nhu cầu sử dụng của mình. Ngoài ra, đừng quên việc trang trí, “tô điểm” cho không gian phòng họp của mình trở nên ấn tượng mà vẫn giữ được tính trang trọng cần thiết. Chúc các bạn thành công!.

 

Tham khảo thêm : Học lỏm các cách sắp xếp tủ quần áo gọn gàng cực dễ